Description

• Prüfung und Qualitätssicherung aller steuerbezogenen Kundendokumente, die im Laufe des Jahres versendet werden (z. B. Steuerbescheinigungen, Jahressteuererklärungen, Einkommensberichte, QM-Bestätigungen)
• Erstellung eines umfassenden Steuerdokumentenkalenders, der festlegt, welches Dokument wann an welche Kundengruppen versendet wird
• Definition und Dokumentation von End-to-End-Prozessen, die den gesamten Lebenszyklus von der Auslösung bis zum Versand an den Kunden abdecken
• Entwicklung eines Prozesses zur Dokumentenzustellung an einen externen Druck- und Versanddienstleister
• Einrichtung eines Upload- und Übertragungsprozesses (Workflow) zum zentralen Dokumentenarchivsystem
• Operative Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten, einschließlich potenzieller Serienbriefe (Excel + Word)
• Erstellung einer vollständigen RACI-Matrix für alle steuerrelevanten Prozesse (Steuerabteilung, COO-Büro, Empfang, Kundenservice)
• Entwicklung eines Governance-Modells für alle Steuerbescheinigungen und Dokumentenflüsse
• Identifizierung von Prozesslücken und Empfehlung/Implementierung von Verbesserungen zur Steigerung von Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit
• Unterstützung der Automatisierung und Standardisierung von Dokumenten- und Versandworkflows
• Enge Zusammenarbeit mit den Teams aus Steuerabteilung, COO-Büro, IT und Empfang, um ein konsistentes und zuverlässiges Kundenerlebnis zu gewährleisten

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Fundierte Erfahrung in der Prozessoptimierung, idealerweise in einem regulierten Umfeld
• Erfahrung in der Einrichtung von Massenversandprozessen für Dokumente, einschließlich der Anbindung an externe Druckereien und der Übertragung in das Archivsystem
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, einschließlich Pivot-Tabellen, SVERWEIS und Datenaufbereitung
• Sicherer Umgang mit der Erstellung und Verwaltung von Serienbrief-Workflows (Word, Excel, Vorlagen)
• Hohe analytische Fähigkeiten, Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Engagement, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in intensiven Projektphasen konzentriert zu bleiben
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, komplexe Themen eigenständig zu strukturieren

• Remote-Möglichkeit
• Betreuung vor, während und nach dem Projekt
• Einfache Zeiterfassung